Trong thời đại hiện đại, khi môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và đa dạng, việc trao quyền cho nhân viên đã trở thành một yếu tố quan trọng không chỉ đối với sự thành công của doanh nghiệp mà còn đối với sự phát triển và hạnh phúc của nhân viên. Trao quyền không chỉ đơn giản là giao việc cho nhân viên và hy vọng họ sẽ làm tốt công việc của mình. Điều này còn liên quan đến việc tạo ra một môi trường làm việc mà nhân viên cảm thấy họ được đánh giá, tin tưởng và có thể thể hiện tối đa tiềm năng của mình. Vậy, làm như thế nào để Trao Quyền Cho Nhân Hiệu Quả Trong Thời Đại Mới? Hãy cùng viecTOP phân tích trong bài viết dưới đây để thấy được tầm quan trọng của việc trao quyền nhân viên và cách thực hiện nó một cách hiệu quả trong doanh nghiệp. 

I. Trao quyền cho nhân viên là gì? 

Trao quyền cho nhân viên, một khía cạnh quan trọng của quản lý cấp cao (macro-management), đây là một trong những phong cách quản lý khá phổ biến hiện nay. Trao quyền cho nhân viên là quá trình trao đổi quyền lực, trách nhiệm, và quyết định từ lãnh đạo hoặc quản lý cho nhân viên. Điều này đồng nghĩa với việc cung cấp cho nhân viên khả năng và tự do để thực hiện công việc của mình, tham gia vào quyết định và đóng góp vào quá trình làm việc. Trao quyền cho nhân viên không chỉ đơn giản là việc giao việc cho nhân viên, mà còn là một chiến lược cụ thể hướng đến việc tạo ra một môi trường làm việc thúc đẩy sự độc lập, sáng tạo, và tương tác tích cực giữa nhân viên và tổ chức. Trái với cách quản lý truyền thống, người quản lý thường can thiệp mạnh vào chi tiết và kiểm soát các khía cạnh của công việc của nhân viên thì việc trao quyền nhân viên đặt trọng tâm vào việc xây dựng môi trường mà nhân viên có thể tự quản lý và tự thể hiện tối đa tiềm năng của họ.

Chiến Lược Quản Lý Và Đánh Giá Hiệu Suất Nhân Viên Trong Thời Đại Mới

II. Tầm quan trọng của trao quyền cho nhân viên trong thời đại mới

1. Giúp tạo môi trường sáng tạo cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên giúp tạo môi trường sáng tạo bởi vì nó thúc đẩy sự độc lập và khuyến khích nhân viên tham gia vào quyết định và đóng góp ý kiến. Trong môi trường nơi mọi người được khuyến khích để đưa ra ý tưởng mới, nhân viên cảm thấy họ có tiền đề để thử nghiệm và phát triển những ý kiến sáng tạo của họ. Việc trao quyền tạo điều kiện cho nhân viên thể hiện sự sáng tạo của họ trong việc giải quyết vấn đề, cải thiện quy trình làm việc, và đề xuất những cải tiến mới.

Ngoài ra, khi nhân viên cảm thấy họ được trao quyền, họ thường tự đề xuất các dự án mới hoặc tham gia vào các dự án hiện có một cách tích cực. Điều này tạo ra một sự tương tác và tạo động tích cực trong tổ chức, thúc đẩy việc nảy sinh các ý tưởng mới và sáng tạo.

Môi trường làm việc sáng tạo trong doanh nghiệp

Môi trường làm việc sáng tạo thường dẫn đến hiệu suất làm việc tốt hơn, cải thiện khả năng giải quyết vấn đề của tổ chức, và giúp duy trì tính cạnh tranh trong thị trường. Do đó, việc trao quyền cho nhân viên không chỉ tạo ra môi trường sáng tạo, mà còn là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển và thành công của tổ chức.

2. Tạo điều kiện để nhân viên phát triển 

Trao quyền cho nhân viên cũng tạo điều kiện để họ phát triển bởi vì nó khuyến khích sự tự quản lý và sự trách nhiệm cá nhân. Khi nhân viên được trao quyền và tự quyết định cách thực hiện công việc của họ, họ có cơ hội học hỏi từ kinh nghiệm thực tế và phát triển kỹ năng cá nhân.

Sự phát triển cá nhân trong môi trường trao quyền không chỉ giới hạn trong việc thực hiện công việc hiện tại một cách hiệu quả mà còn bao gồm khả năng xây dựng kỹ năng mới và mở rộng kiến thức. Nhân viên có thể thử nghiệm và thực hành những khả năng mà họ quan tâm và có thể áp dụng trong tương lai. Hơn nữa, việc trao quyền thường đi kèm với việc cung cấp phản hồi và hỗ trợ xây dựng. Nhân viên có thể nhận được thông tin phản hồi liên tục từ quản lý hoặc đồng nghiệp, giúp họ hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của mình và cách để phát triển. Kết quả là, việc tạo điều kiện để nhân viên phát triển trong môi trường trao quyền thường dẫn đến sự tiến bộ trong sự nghiệp của họ và làm gia tăng giá trị của họ cho doanh nghiệp.

3. Tạo sự gắn kết trong doanh nghiệp 

Tạo sự gắn kết trong doanh nghiệp là một trong những lợi ích quan trọng của việc trao quyền cho nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy họ có sự ảnh hưởng và quyền lực trong tổ chức, họ thường phát triển một cảm giác mạnh mẽ về tình thần đoàn kết và cam kết.

Trao quyền cung cấp cho nhân viên cơ hội tham gia vào quyết định và quy trình làm việc của họ, từ đó tạo ra một môi trường mà mọi người cảm thấy họ được đánh giá và đóng góp ý kiến. Điều này xây dựng sự tin tưởng và tạo nên tinh thần đội nhóm mạnh mẽ, khiến cho nhân viên cảm thấy họ đang làm việc cùng một mục tiêu chung. Hơn nữa, việc trao quyền thường kết hợp với việc tạo ra các nhóm làm việc tự quản lý, trong đó nhân viên cần hợp tác và chia sẻ thông tin để đạt được mục tiêu. Quá trình này thúc đẩy sự tương tác tích cực và tạo động trong tổ chức.

III. Chiến lược trao quyền cho nhân viên hiệu quả trong doanh nghiệp 

1. Xác định mục tiêu tổng quát  

Xác định mục tiêu chung trong quá trình trao quyền là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Mục tiêu chung là những mục tiêu lớn hơn, chiến lược mà tổ chức đặt ra để định hướng cho sự phát triển và thành công dài hạn. 

- Hướng dẫn chiến lược tổ chức: Mục tiêu chung giúp định hình chiến lược tổ chức và đảm bảo rằng mọi quyết định và hoạt động hàng ngày của nhân viên đóng góp vào việc thực hiện chiến lược này. Điều này giúp đảm bảo sự đồng thuận trong tổ chức và đảm bảo rằng mọi người đang làm việc hướng đến cùng mục tiêu lớn

- Tạo động lực và tập trung: Mục tiêu chung có khả năng tạo động lực cho nhân viên. Họ thường cảm thấy động viên hơn khi biết rằng công việc của họ đóng góp vào việc đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức. Điều này giúp tạo sự tập trung và cam kết trong công việc hàng ngày

- Định hình giá trị và văn hóa tổ chức: Mục tiêu chung thường phản ánh giá trị cốt lõi và tầm nhìn của tổ chức. Nó giúp định hình văn hóa tổ chức và đảm bảo rằng mọi hoạt động và quyết định tuân theo các giá trị và mục tiêu này

- Đánh giá hiệu suất: Mục tiêu chung là cơ sở để đánh giá hiệu suất tổ chức và nhân viên. Nó giúp đo lường sự tiến bộ và xác định xem liệu tổ chức có đang tiến đến gần việc đạt được mục tiêu hay không

- Đảm bảo sự đồng thuận và thống nhất: Xác định mục tiêu chung đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đang làm việc hướng đến cùng mục tiêu tổng thể. Điều này tạo ra sự đồng thuận và thống nhất trong tổ chức, giúp tăng sự hiệu quả và tính cạnh tranh của tổ chức.

Bí quyết quản lý nhân sự Gen Z trong thời đại mới

2. Xác định rõ vai trò và trách nhiệm cá nhân 

Xác định rõ vai trò và trách nhiệm cá nhân trong quá trình trao quyền là một phần quan trọng của quản lý hiệu quả và tạo sự đồng thuận trong tổ chức thông qua việc Xác định các quyền hạn và trách nhiệm của từng người trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng mọi người biết rõ giới hạn và quyền lợi của họ trong việc thực hiện công việc. Hoặc thông qua việc Sử dụng biểu đồ tổ chức để minh họa mối quan hệ giữa các vị trí và vai trò trong tổ chức. Biểu đồ này có thể giúp nhìn thấy sự phân phối trách nhiệm và quyền lực trong tổ chức một cách rõ ràng.

Mô hình RACI trong xác định vai trò và trách nhiệm trong doanh nghiệp

Mô hình RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là một công cụ quan trọng trong quản lý và phân định rõ vai trò và trách nhiệm của từng người trong tổ chức mà doanh nghiệp có thể cân nhắc:

- Xác định công việc hoặc quy trình cụ thể: Đầu tiên, xác định công việc hoặc quy trình mà bạn muốn phân định vai trò và trách nhiệm cho

- Người chịu trách nhiệm (Responsible - R): Người hoặc nhóm người này có trách nhiệm thực hiện công việc hoặc quy trình. Họ đảm bảo rằng nhiệm vụ được hoàn thành và là người thực hiện công việc

- Người chịu trách nhiệm cuối cùng (Accountable - A): Đây là người duy nhất hoặc một người duy nhất có trách nhiệm cuối cùng cho công việc hoặc quy trình. Người này không chỉ thực hiện mà còn chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng

- Người được tư vấn (Consulted - C): Những người này có kiến thức hoặc chuyên môn cần được tư vấn hoặc tham khảo trước khi ra quyết định hoặc thực hiện công việc. Họ có thể cung cấp thông tin quan trọng cho quyết định cuối cùng

- Người được thông báo (Informed - I): Đây là những người hoặc bên liên quan cần được thông báo về tiến trình hoặc kết quả của công việc hoặc quy trình, nhưng họ không tham gia trực tiếp trong việc thực hiện hoặc quyết định.

3. Cung cấp tài nguyên và hỗ trợ

Cung cấp tài nguyên cho nhân viên là một khía cạnh quan trọng trong quá trình trao quyền và quản lý trong tổ chức, vì việc đầy đủ tài nguyên giúp tăng tính hiệu quả của công việc, nhân viên không cần phải lãng phí thời gian và nỗ lực vào việc tìm kiếm hoặc thay thế các tài nguyên thiếu sót. Cụ thể, doanh nghiệp nên cung cấp: 

- Quy trình hướng dẫn căn bản công việc mới được ủy quyền: Đây là quy trình hoặc bước đầu tiên khi một nhân viên mới hoặc nhân viên hiện tại được giao việc mới. Quy trình này nên bao gồm các bước cụ thể, các tài liệu hướng dẫn, và quy trình giám sát ban đầu. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của họ và cách thực hiện chúng một cách chính xác

- Các tài liệu tham khảo và kinh nghiệm chia sẻ: Cung cấp tài liệu tham khảo như hướng dẫn, tài liệu học tập, bản mô tả công việc, hoặc các tài liệu tương tự giúp nhân viên tìm hiểu sâu hơn về công việc của họ. Ngoài ra, chia sẻ kinh nghiệm cá nhân từ những người đã thực hiện công việc tương tự có thể rất hữu ích. Điều này giúp tận dụng kiến thức có sẵn trong tổ chức và giúp nhân viên thích nghi nhanh hơn

- Các công cụ, phương tiện thiết bị điện tử liên quan: Đảm bảo rằng nhân viên được trang bị đầy đủ các công cụ, phương tiện, và thiết bị điện tử cần thiết để thực hiện công việc mới. Điều này có thể bao gồm máy tính, phần mềm, máy móc, phương tiện di động, và bất kỳ thiết bị nào liên quan đến nhiệm vụ của họ. Điều này đảm bảo rằng họ có khả năng làm việc một cách hiệu quả và không gặp rào cản về thiết bị.

4. Phản hồi và góp ý tích cực

Để việc trao quyền đạt hiệu quả, trên cương vị là người quản lý bạn nên có sự cởi mở, sẵn sàng lắng nghe và tiếp nhận sự tham gia cùng các ý kiến góp ý của nhân viên vào các quy trình làm việc chung. Bởi bất kì quy trình làm việc nào cũng tồn tại những ưu, nhược điểm riêng, vì vậy người quản lý cần: 

- Lắng nghe chân thành: Việc lắng nghe nhân viên một cách chân thành là một phần quan trọng của việc tạo một môi trường làm việc mở cửa để họ chia sẻ ý kiến, câu hỏi hoặc phản hồi. Khi quản lý lắng nghe một cách tập trung và mở cửa để hiểu và đáp ứng nhu cầu của nhân viên, họ cảm thấy họ được coi trọng và giúp tạo nên một môi trường làm việc tích cực

- Cung cấp phản hồi định kỳ: Để đảm bảo rằng nhân viên được đánh giá và hỗ trợ định kỳ, quản lý nên tổ chức các cuộc họp hoặc phiên trò chuyện định kỳ. Trong những cuộc họp này, quản lý có thể cung cấp phản hồi về hiệu suất và tiến độ công việc của nhân viên. Điều này giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu của họ, từ đó khuyến khích họ đề xuất cải tiến và phát triển.

- Sử dụng kỹ thuật góp ý xây dựng: Khi cung cấp phản hồi và góp ý, quản lý nên sử dụng kỹ thuật tích cực và xây dựng. Thay vì chỉ tập trung vào điểm yếu, hãy chú trọng vào điểm mạnh của nhân viên và cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách họ có thể cải thiện. Điều này giúp tạo một tinh thần tích cực và khuyến khích sự phát triển

- Khuyến khích sự tham gia: Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình đánh giá và quyết định về mục tiêu và quy trình công việc của họ. Họ cảm thấy có quyền đưa ra ý kiến và quyết định, điều này giúp họ cảm thấy đáng giá và có ảnh hưởng đến công việc của họ.

Đăng ký tài khoản ứng viên để tạo CV và tham gia ứng tuyển với hàng ngàn cơ hội việc làm cùng ViecTop - Top việc làm Sales Marketing

>>> https://viectop.com.vn/register

IV. Kết luận 

Trao quyền cho nhân viên là một phần quan trọng của quản lý hiện đại, và việc cung cấp phản hồi và góp ý tích cực trong quá trình này đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của tổ chức. Bằng cách thúc đẩy sự sáng tạo, phát triển cá nhân và xây dựng lòng tin, tổ chức có thể tận dụng tiềm năng của nhân viên và thích nghi với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.

Xem thêm 

>> Vina Group Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Tìm Kiếm Tài Năng Marketing