Admin Supervisor

Link JD: https://viectop.com.vn/viec-lam/admin-supervisor-6168.html

• Lấy số Công Văn đến, Công văn đi, xin ý kiến chỉ đạo phê duyệt công văn, triển khai đến các bộ phận.
• Quản lý lưu trữ các văn bản công ty đảm bảo bảo mật thông tin.
• Gửi thư/văn bản đi các nơi liên quan và lưu trữ chứng từ gởi.
• Tổng hợp công tác tuần của P.TCHC
• Giám sát, điều phối và nhắc nhở công việc của nhóm bảo vệ hợp lý, đảm bảo luôn có người trực giữ xe cho nhân viên và học viên, khách đến tham quan tòa nhà.
• Đảm bảo an ninh và an toàn về tài sản cũng như con người. Nhắc nhở nhân viên báo cáo kịp thời với cấp trên nếu có sự cố.
• Giám sát và điều phối công việc của nhóm tạp vụ hợp lý, đảm bảo luôn có người dọn dẹp các tầng.
• Đảm bảo các phòng học, phòng vệ sinh, phòng làm việc và hành lang luôn sạch sẽ và ngăn nắp.
• Nhắc nhở nhân viên báo cáo kịp thời với cấp trên về tình trạng của các thiết bị vệ sinh (bồn rửa tay, bồn cầu, vòi nước, vòi xịt) nếu có bị hư hỏng hoặc rò rỉ nước.
• Quản lý, Phân loại, kiểm soát hồ sơ lưu kho của P.TCHC như Quyết định, thông báo, công văn đến, công văn đi, các hợp đồng mua sắm, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thi công
• Cập nhật và soạn thảo một số các công văn, quy định, tờ trình, các giấy giới thiệu có liên quan đến công tác Hành chính
• Xây dựng định mức chi phí hành chính và kiểm soát chi phí hành chính đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm.
• Quản lý, theo dõi, giám sát việc cấp phát và sử dụng VPP của các phòng ban
• Thực hiện thanh toán các chi phí thường xuyên của công ty (điện, nước, internet, điện thoại, rác sinh hoạt, nước uống, gửi thư)
• Thực hiện công tác tuyển dụng (đăng tin, liên hệ ứng viên…phối hợp với HĐ tuyển dụng và đơn vị có nhu cầu).
• Phối hợp nhóm quản lý tòa nhà hỗ trợ sắp xếp bàn ghế và hậu cần khi có sự kiện hoặc lễ ký kết, tiếp khách phục vụ hội nghị, hội thảo (nếu có)
• Theo dõi kế hoạch mở lớp, kiểm tra chấm công giảng viên và đề nghị thanh toán tính thù lao cho giảng viên
• Báo cáo và cập nhật thông tin thường xuyên với Trưởng nhóm Hành chánh và Nhân sự
• Các công việc khác theo sự phân công của Trưởng Đơn vị và Ban lãnh đạo