Hướng dẫn cách viết email ứng tuyển chuyên nghiệp

Email xin việc là một trong những xu hướng tất yếu của cuộc sống hiện nay thay cho những lá đơn xin việc nộp trực tiếp như trước đây. Tuy nhiên, để gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng thì bạn phải biết cách viết email ứng tuyển sao cho chuyên nghiệp. Trong bài viết này, viecTOP sẽ hướng dẫn bạn cách viết email xin việc ấn tượng và cách gửi email xin việc chuyên nghiệp để chinh phục mọi nhà tuyển dụng.

Email xin việc là gì?

Email xin việc là phần nội dung được viết trực tiếp trên email khi gửi CV xin việc hoặc hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng. Khi viết email xin việc, bạn chỉ cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng đảm bảo đầy đủ thông tin và thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân để nhà tuyển dụng xem hồ sơ xin việc một cách dễ dàng mà không mất nhiều thời gian.

Trong phần email xin việc, bạn không cần giới thiệu quá chi tiết về bản thân bởi vì nội dung chính đã có trong hồ sơ. Phần email này là mở đầu và giới thiệu sơ qua giúp nhà tuyển dụng nhận biết bạn đã gửi mail và ứng tuyển vào vị trí nào.

Nguyên tắc cách viết email ứng tuyển chuyên nghiệp

Cách viết email ứng tuyển chuyên nghiệp cần đáp ứng các nguyên tắc sau:

• Tiêu đề email rõ ràng, đúng trọng tâm.

• Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp.

• Sử dụng câu mở đầu email chuyên nghiệp.

• Hạn chế dùng dấu chấm than ở cuối câu.

• Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng.

• Đọc lại email trước khi gửi.

• Kiểm tra kỹ email của người nhận trước khi nhấn gửi.

Hướng dẫn cách viết email ứng tuyển đúng chuẩn, chuyên nghiệp

Để ghi điểm với nhà tuyển dụng, bạn có thể tham khảo cách viết mail xin việc sau đây:

Tiêu đề email

Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu cụ thể về tiêu đề email theo mẫu chỉ định thì bạn thực hiện đúng theo yêu cầu. Điều này giúp nhà tuyển dụng lọc email dễ dàng và thuận tiện cho công việc tuyển dụng của họ.

Nếu nhà tuyển dụng không yêu cầu cụ thể về tiêu đề email thì bạn có thể tự mình đặt tên nhưng phải đảm bảo ngắn gọn, không viết dài dòng hoặc đan xen cảm xúc.

Mẫu tiêu đề email mà bạn có thể tham khảo như sau: “Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty - Ngày ứng tuyển”.

Phần mở đầu

Cách viết phần mở đầu email ứng tuyển, bạn nên mở đầu bằng cụm từ “Kính gửi,...” nhằm mục đích thể hiện sự tôn trọng dành cho nhà tuyển dụng. Hạn chế ghi “Gửi…” hoặc “Chào anh/chị,...” vì sẽ gây mất cảm tình với nhà tuyển dụng.

Nếu bạn biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng thì có thể ghi “Kính gửi + Ms/Mr + Tên + chức vụ của họ” để mở đầu email. Nếu không biết tên cụ thể của người phụ trách tuyển dụng thì ghi “Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên công ty”.

Nội dung chính

Đây là đoạn mà bạn có thể giới thiệu đầy đủ, thông tin chi tiết về bản thân cho nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, ở phần nội dung email xin việc, bạn nên nêu những điểm nổi bật của bản thân để tạo sự chú ý đối với nhà tuyển dụng và đánh giá chi tiết hơn.

Phần nội dung email xin việc bao gồm:

• Giới thiệu tóm tắt về bản thân: Tên, nơi đang học hoặc vị trí từng công tác.

• Mục đích viết email hoặc gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào?

• Tóm tắt ngắn gọn về kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí đang ứng tuyển.

• Giới thiệu về hồ sơ đính kèm.

Phần kết email

Phần kết thúc email, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem email ứng tuyển. Đồng thời, còn thể hiện sự mong chờ hồi âm từ nhà tuyển dụng.

Chữ ký email

Chữ ký email là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn trong cách gửi email ứng tuyển xin việc. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email chuyên nghiệp rồi thì hãy bổ sung thêm chữ ký email nhé!

Thông thường mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẽ bao gồm: họ và tên, số điện thoại, địa chỉ nhà, địa chỉ facebook, website, nghề nghiệp (nếu có),...

Cách tạo chữ ký trong email:

• Bước 1: Vào “Cài đặt” (Setting).

• Bước 2: Trong tab General (chung) → chọn “Chữ ký”.

• Bước 3: Trong khung chữ ký hiện ra, hãy sửa chữ ký theo ý mình và chọn “Save” (lưu thay đổi).

Các tài liệu đính kèm trong email xin việc

Mẫu email xin việc thường gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm. Ngoài việc viết email xin việc gửi đến nhà tuyển dụng, bạn còn phải đính kèm các tài liệu nêu trên để chứng minh năng lực và giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về mình.

Tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng về vị trí công việc, bạn sẽ chuẩn bị và đính kèm tài liệu sao cho phù hợp. Về tài liệu đính kèm, bạn nên lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin không bị sai trước khi gửi đến nhà tuyển dụng. Về cách đặt tên file thì nên đặt là tiếng Việt không dấu.

Kiểm tra trước khi gửi email

Cuối cùng bạn nên kiểm tra lại nội dung, đọc lại và kiểm tra thật kỹ lỗi chính tả trước khi gửi email cho nhà tuyển dụng.

Những điều cần lưu ý khi viết email xin việc

Để tạo ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng, trong quá trình thực hiện cách viết email ứng tuyển, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Đặt tên file rõ ràng trước khi gửi mail để nhà tuyển dụng dễ lưu trữ hơn theo quy tắc: “CV – tên ứng viên – vị trí ứng tuyển”

• Đính kèm những hồ sơ liên quan trong email xin việc cho nhà tuyển dụng

• Gắn dấu thư quan trọng để thư không bị gửi vào mục Spam.

• Biết cách tạo tiêu đề email sao cho thu hút, ấn tượng.

• Phần nội dung email không được trùng lặp 100% so với CV.

• Nội dung email nên trình bày ngắn gọn.

• Tuyệt đối không được quên lời chào hỏi nhà tuyển dụng và lời cảm ơn khi kết thúc email.

• Ghi lại địa chỉ, cách thức liên hệ ở phần cuối email.

• Trình bày thư khoa học, thận trọng với tất cả các lỗi chính tả.

Mẫu email xin việc ấn tượng, chuyên nghiệp

Để thuận tiện cho bạn khi thực hiện cách viết email ứng tuyển thì có thể tham khảo những mẫu email tiếng Việt hoặc tiếng Anh dưới đây.

Mẫu email xin việc tiếng Việt

Mẫu email xin việc tiếng Anh

Trên đây là những chia sẻ về cách viết email ứng tuyển xin việc chuyên nghiệp, tạo ấn tượng đối với nhà tuyển dụng. Nếu bạn có nhu cầu ứng tuyển, xin việc vào vị trí Sales - Marketing thì hãy tham khảo một số việc làm từ các nhà tuyển dụng tại viecTOP. Sau đó viết email ứng tuyển, nhắn tin xin việc, nộp CV qua mail vào đơn vị mình mong muốn.